هناء محمد
03-May-2008, 11:19 PM
ضوابط الاجتماع الناجح :
ـ إن 80% من نجاح الاجتماع يتحدد قبل انعقاده، فوضع جدول الأعمال هو مكون رئيس، لأنه يؤكد على معرفة المشاركين مسبقا بمواضيع أو موضوع الاجتماع.
ـ إن توفير الأجواء المريحة، يركز الذهن على موضوع الاجتماع فضلا عن تخصيص الأوقات الملائمة لكل موضوع يعني وجود خطة لتوفير إطار عام للاجتماع.
ـ إن ضرورة تقسيم الوقت على بنود الاجتماع مع إمكانية التعديل مع سير الاجتماع على شرط الالتزام بالمدة الإجمالية يعتبر شرطا هاما … فمثلا:
البند الاول: 10 دقائق.
البند الثاني: 15 دقيقة.
البند الثالث: 20 دقيقة… وهكذا.
ـ إنه من المهم التأكد أن كل من : الهدف من الاجتماع، مدته، مواضيعه، المشاركين فيه واضحة للجميع… وكذلك آلية اتخاذ التوصيات أو القرارات وموعد الاجتماع اللاحق.
ـ الحرص على الحفاظ على وتيرة محفزة للنقاش و مرنة يتم فيها تقبل الرأي والرأي الآخر، واحترام الحضور لبعضهم البعض، وانضباطهم لدورهم في النقاش وللوقت وبما يحافظ على الأخلاق في الجلسة.
ـ التعامل بحرص وحزم مع السلوك الاضطرابي أو محاولة حرف هدف الاجتماع.
ـ إعلان رئيس الاجتماع بشكل واضح أن التهجمات الشخصية غير مقبولة كالقول (لقد أصبتني بالخيبة من جراء لهجتك العنيفة في الاجتماع..).
ـ مواجهة الخلافات بطلب اقتراحات بناءة كالقول (يا فلان ما رأيك في حل المشكلة المطروحة.. أعطنا بدائلك).
ـ تحريك الأمور للأمام حال حصول جدل عنيف .. كالقول (أنا اقدر مشاعرك القوية تجاه هذه الحادثة ولكن علينا استكمال الجلسة..).
ـ تذكير المشاركين بأهداف الاجتماع، أو إعطاء تعليق لطيف وبنية حسنة تخفيفا للاحتقان أو التوتر وانحراف الأمور عن مسارها.
ـ رغم أن السلوك الاضطرابي قد يحصل عند التبادل للكلام خارج المألوف مما قد يؤدي لتصادم يضطر فيه المسؤول للتعامل معه وفق ما سبق، فان هناك ممن يقومون بالحديث باستطراد في الاجتماع، أو يقومون باللف والدوران حول نفس النقطة أو حرف الحديث عن مساره… ورغم أن هذا الوضع يعتبر أقل صعوبة من وضع السلوك الاضطرابي. إلا انه أكثر إجهادا. وهنا تلعب البراعة والمهارة والدبلوماسية دورا هاما في إعادة الإمساك بزمام الاجتماع ، وعلى الرئيس في الاجتماع أن يدرك أساليب الاستطراد أو الانحراف أو الدوران ويعالجها والتي من أبرزها:
ـ المبالغة في إبراز الصعوبات: فلدى البعض ممن لم يتشربوا بعد روح الفريق هواية إبراز المشاكل والعوائق والنقاط السلبية "لا يمكننا فعل ذلك لان.."، و "هذا مستحيل"، "لقد جربنا هذا الأسلوب في الماضي ولم ينجح.." وهنا يكون دور المسؤول طلب أسباب محددة للنقاط التي يبرزها مثيرو المشاكل، ومنعهم من إقحام الآخرين في هذا النقاش.
ـ الاعتراضات الدائمة (السيد لا): فهناك بعض الأشخاص يتدخلون في كل نقطة تثار في الاجتماع لذلك يجب على رئيس الاجتماع أن يدع هؤلاء يعبرون عن وجهة نظرهم مرة واحدة، ثم تذكيرهم لاحقا بأنه قد سبق وعبروا عن وجهة نظرهم مما يمنعهم من تكرار أنفسهم.
ولبلورة الاتفاق في الاجتماع فعلى المسؤول أن يتبع التالي:
وضع النقاط التي تم الاتفاق عليها، وتحديد نقاط الخلاف.
توجيه الأسئلة منه للمشاركين لتدعيم الفهم.
الإعلان عن نتائج شبه نهائية.. "دعونا نراجع ما توصلنا إليه…" "أظن أن الجميع اتفقوا على كذا وكذا في البند الثالث..".
التأكد من وجود قبول عام للنتائج أو التوصيات أو القرارات "دعوني أتأكد من أن فهمنا واحد، وموافقون على …" او "هل لدى احد ما يضيفه لإغناء هذا البند قبل متابعة الاجتماع..".
تدوين ما اتفق عليه.
بعض أدوار الأشخاص في الاجتماعات
1- الموافق دائما (استثمره)
2- المخالف دائما (اسأله رأيه قبل استعراض الآراء الأخرى).
3- الاستعراضي (تعامل معه بالوقت/ الدور).
4- المشاغب (أجلسه بقربك.. كلفه بعمل..).
5- الثرثار (تعامل معه بالوقت/ الدور).
6- الخجول (جره للحديث عما يعرف..).
7- الناقد ( استثمره).
8- الموافق (المتعاون) (استثمره).
9- المتوتر (تجنب إثارته شخصيا).
10- المولد للأفكار ( استثمره).
11- المطور للأفكار (استثمره).
ـ تجنب اللاءات العشرة
لا ترفض الفكرة لمجرد انك ترى بها عيوبا – حدد العيوب وابحث لها عن حلول.
لا ترفض الفكرة لأنك لست صاحبها – كن موضوعيا ومتجردا.
لا ترفض الفكرة لأنك تراها مستحيلة – كل الاختراعات كانت مستحيلة قبل تحقيقها.
لا ترفض الفكرة لأنك كونت رأياً قاطعاً مسبقاً في الموضوع - من الأفضل تغيير القرارات في البر قبل الغرق في عرض البحر!
لا ترفض الفكرة لأنها تتعارض مع اللوائح والنظم – قد يكون من الأفضل أحيانا طرح تغيير اللوائح والنظم!
لا ترفض الفكرة لعدم وجود الإمكانيات البشرية والمادية – قد تستطيع تدبير الموارد اللازمة.
لا ترفض الفكرة لأنها قد تسبب خلافات او صراعات – التقدم والتجديد غالباً ما يصحبه بعض الصراع .. يمكن معالجته.
لا ترفض الفكرة لأنها لا تتفق مع أسلوبك في العمل – لست وحدك في المنظمة او المؤسسة أو الشركة أو فريق العمل (اللجنة).
لا ترفض الفكرة لأنها قد تفشل – النجاح ليس مؤكداً والفشل ليس نهائياً.
لا ترفض الفكرة من باب التواضع – نعم، قد تستطيع تحقيق ما يعجز الخبراء عن تحقيقه.
منقول بتصرف
ـ إن 80% من نجاح الاجتماع يتحدد قبل انعقاده، فوضع جدول الأعمال هو مكون رئيس، لأنه يؤكد على معرفة المشاركين مسبقا بمواضيع أو موضوع الاجتماع.
ـ إن توفير الأجواء المريحة، يركز الذهن على موضوع الاجتماع فضلا عن تخصيص الأوقات الملائمة لكل موضوع يعني وجود خطة لتوفير إطار عام للاجتماع.
ـ إن ضرورة تقسيم الوقت على بنود الاجتماع مع إمكانية التعديل مع سير الاجتماع على شرط الالتزام بالمدة الإجمالية يعتبر شرطا هاما … فمثلا:
البند الاول: 10 دقائق.
البند الثاني: 15 دقيقة.
البند الثالث: 20 دقيقة… وهكذا.
ـ إنه من المهم التأكد أن كل من : الهدف من الاجتماع، مدته، مواضيعه، المشاركين فيه واضحة للجميع… وكذلك آلية اتخاذ التوصيات أو القرارات وموعد الاجتماع اللاحق.
ـ الحرص على الحفاظ على وتيرة محفزة للنقاش و مرنة يتم فيها تقبل الرأي والرأي الآخر، واحترام الحضور لبعضهم البعض، وانضباطهم لدورهم في النقاش وللوقت وبما يحافظ على الأخلاق في الجلسة.
ـ التعامل بحرص وحزم مع السلوك الاضطرابي أو محاولة حرف هدف الاجتماع.
ـ إعلان رئيس الاجتماع بشكل واضح أن التهجمات الشخصية غير مقبولة كالقول (لقد أصبتني بالخيبة من جراء لهجتك العنيفة في الاجتماع..).
ـ مواجهة الخلافات بطلب اقتراحات بناءة كالقول (يا فلان ما رأيك في حل المشكلة المطروحة.. أعطنا بدائلك).
ـ تحريك الأمور للأمام حال حصول جدل عنيف .. كالقول (أنا اقدر مشاعرك القوية تجاه هذه الحادثة ولكن علينا استكمال الجلسة..).
ـ تذكير المشاركين بأهداف الاجتماع، أو إعطاء تعليق لطيف وبنية حسنة تخفيفا للاحتقان أو التوتر وانحراف الأمور عن مسارها.
ـ رغم أن السلوك الاضطرابي قد يحصل عند التبادل للكلام خارج المألوف مما قد يؤدي لتصادم يضطر فيه المسؤول للتعامل معه وفق ما سبق، فان هناك ممن يقومون بالحديث باستطراد في الاجتماع، أو يقومون باللف والدوران حول نفس النقطة أو حرف الحديث عن مساره… ورغم أن هذا الوضع يعتبر أقل صعوبة من وضع السلوك الاضطرابي. إلا انه أكثر إجهادا. وهنا تلعب البراعة والمهارة والدبلوماسية دورا هاما في إعادة الإمساك بزمام الاجتماع ، وعلى الرئيس في الاجتماع أن يدرك أساليب الاستطراد أو الانحراف أو الدوران ويعالجها والتي من أبرزها:
ـ المبالغة في إبراز الصعوبات: فلدى البعض ممن لم يتشربوا بعد روح الفريق هواية إبراز المشاكل والعوائق والنقاط السلبية "لا يمكننا فعل ذلك لان.."، و "هذا مستحيل"، "لقد جربنا هذا الأسلوب في الماضي ولم ينجح.." وهنا يكون دور المسؤول طلب أسباب محددة للنقاط التي يبرزها مثيرو المشاكل، ومنعهم من إقحام الآخرين في هذا النقاش.
ـ الاعتراضات الدائمة (السيد لا): فهناك بعض الأشخاص يتدخلون في كل نقطة تثار في الاجتماع لذلك يجب على رئيس الاجتماع أن يدع هؤلاء يعبرون عن وجهة نظرهم مرة واحدة، ثم تذكيرهم لاحقا بأنه قد سبق وعبروا عن وجهة نظرهم مما يمنعهم من تكرار أنفسهم.
ولبلورة الاتفاق في الاجتماع فعلى المسؤول أن يتبع التالي:
وضع النقاط التي تم الاتفاق عليها، وتحديد نقاط الخلاف.
توجيه الأسئلة منه للمشاركين لتدعيم الفهم.
الإعلان عن نتائج شبه نهائية.. "دعونا نراجع ما توصلنا إليه…" "أظن أن الجميع اتفقوا على كذا وكذا في البند الثالث..".
التأكد من وجود قبول عام للنتائج أو التوصيات أو القرارات "دعوني أتأكد من أن فهمنا واحد، وموافقون على …" او "هل لدى احد ما يضيفه لإغناء هذا البند قبل متابعة الاجتماع..".
تدوين ما اتفق عليه.
بعض أدوار الأشخاص في الاجتماعات
1- الموافق دائما (استثمره)
2- المخالف دائما (اسأله رأيه قبل استعراض الآراء الأخرى).
3- الاستعراضي (تعامل معه بالوقت/ الدور).
4- المشاغب (أجلسه بقربك.. كلفه بعمل..).
5- الثرثار (تعامل معه بالوقت/ الدور).
6- الخجول (جره للحديث عما يعرف..).
7- الناقد ( استثمره).
8- الموافق (المتعاون) (استثمره).
9- المتوتر (تجنب إثارته شخصيا).
10- المولد للأفكار ( استثمره).
11- المطور للأفكار (استثمره).
ـ تجنب اللاءات العشرة
لا ترفض الفكرة لمجرد انك ترى بها عيوبا – حدد العيوب وابحث لها عن حلول.
لا ترفض الفكرة لأنك لست صاحبها – كن موضوعيا ومتجردا.
لا ترفض الفكرة لأنك تراها مستحيلة – كل الاختراعات كانت مستحيلة قبل تحقيقها.
لا ترفض الفكرة لأنك كونت رأياً قاطعاً مسبقاً في الموضوع - من الأفضل تغيير القرارات في البر قبل الغرق في عرض البحر!
لا ترفض الفكرة لأنها تتعارض مع اللوائح والنظم – قد يكون من الأفضل أحيانا طرح تغيير اللوائح والنظم!
لا ترفض الفكرة لعدم وجود الإمكانيات البشرية والمادية – قد تستطيع تدبير الموارد اللازمة.
لا ترفض الفكرة لأنها قد تسبب خلافات او صراعات – التقدم والتجديد غالباً ما يصحبه بعض الصراع .. يمكن معالجته.
لا ترفض الفكرة لأنها لا تتفق مع أسلوبك في العمل – لست وحدك في المنظمة او المؤسسة أو الشركة أو فريق العمل (اللجنة).
لا ترفض الفكرة لأنها قد تفشل – النجاح ليس مؤكداً والفشل ليس نهائياً.
لا ترفض الفكرة من باب التواضع – نعم، قد تستطيع تحقيق ما يعجز الخبراء عن تحقيقه.
منقول بتصرف